Onboarding é o processo de integração de um novo membro/colaborador à equipe e à empresa. Ao longo desse período, aprende-se a cultura, as formas de organização, o propósito, os conhecimentos e comportamentos necessários, as habilidades e metas da instituição. Esse momento envolve orientações, acompanhamentos, treinamentos, entregas e pode ser moldado a partir do perfil da empresa e o que esta espera do seu novo colaborador. Geralmente, o onboarding ocorre assim que há a chegada de novos integrantes à organização.
Algumas formas de integrar envolvem dinâmicas quebra-gelo, apresentação da empresa, kit de boas vindas, presença de um mentor, e treinamentos. A dinâmica quebra-gelo é um exercício para ajudar os membros de um grupo a iniciar o processo de formar uma equipe. Geralmente é apresentada como um jogo para “aquecer” o grupo, ajudando os membros a se conhecerem.
Quando se apresenta a empresa, conta-se a sua história, cultura, valores, regras, estrutura e seus resultados; fornecendo, muitas vezes, um kit de boas vindas que pode incluir tanto itens básicos, quanto opções mais criativas (crachá de identificação, manual do colaborador, carta de boas vindas, brindes personalizados com a marca da empresa, entre outros).
Um mentor pode ser um membro que esteja há um certo tempo na empresa que possa guiar e tirar eventuais dúvidas relativas à empresa e/ou sua área; sabendo que o processo de onboarding é o momento de treinar e capacitar os novos colaboradores para que cheguem a aprender os conhecimentos básicos e específicos para a execução das atividades.
Além disso, todo esse processo desenvolve pessoas, ou seja, as educa a fim de desenvolver e aperfeiçoar o indivíduo, tornando-o mais eficiente e produtivo. Assim, apresentam-se mais preparados para enfrentar as mudanças e oscilações da organização, visando direcionar as pessoas ao crescimento pessoal que transcenda as exigências e competências atuais. Uma das formas de se desenvolver pessoas envolve um diagnóstico, treinamentos, gestão do conhecimento e de mudanças, experiências, feedbacks, e exemplos.
O diagnóstico identifica as necessidades de cada indivíduo para que possam melhorar e, muitas vezes, ascender de cargo. Quanto aos treinamentos é importante manter uma rotina de aprendizados, especializações e cursos sejam técnicos ou comportamentais. A gestão de conhecimento e mudança facilita o contato dos membros com os conhecimentos aprendidos, deixando-os de fácil acesso para relembrar e re-aprender.
O colaborador pode desenvolver experiências ao ser inserido em atividades que não são, necessariamente, uma responsabilidade dele (atividades de outras áreas); ainda precisa receber feedbacks quanto aos seus comportamentos, atividades e competências. Logo, para que tudo isso seja alcançado é necessário cuidar do desenvolvimento dos líderes para que sejam exemplo aos liderados tanto da própria liderança, quanto do processo de desenvolvimento.
Mais especificamente ao papel das lideranças no onboarding, a primeira etapa é o acolhimento inicial, ou seja, inserir todas essas novidades pode ser um momento de grande ansiedade para o colaborador. Nesse sentido, é essencial que ele seja bem acolhido e assistido por parte das lideranças, a fim de que este possua uma espécie de “mentor” que o guiará ao longo do seu processo de adaptação. Paralelamente, é preciso preparar a equipe para o acolhimento, conversando com os membros atuais e capacitando-os para auxiliar no recebimento dos novos, a fim de que todos estejam em sintonia.
É, também, de responsabilidade dos líderes separar e organizar as informações essenciais para que os novos colaboradores iniciem o trabalho, e fornecer a eles capacitações para suas atividades; traçando um plano de desenvolvimento que envolva, por exemplo, elaborar um checklist de atividades necessárias a serem cumpridas no processo de adaptação e inserção do colaborador, ou seja, tarefas que devem ser realizadas nos seus primeiros dias de trabalho.
Por fim, é essencial que os líderes acompanhem o desenvolvimento dos novos membros de forma horizontal e empática para entender como está sendo a jornada de cada um dentro da empresa.
Texto por: Débora Vilela – Membro de Mercado